Professionell zum Vorstellungsgespräch einladen

Professionell zum Vorstellungsgespräch einladen

Haben Sie sich für den Bewerber entschieden, den Sie zu einem Vorstellungsgespräch einladen möchten? Super!

Wenn Sie genau wissen möchten welche Schritte Sie tun müssen, damit Sie ihn so bald wie möglich benachrichtigen können ohne etwas zu vergessen, dann sind Sie hier richtig.

Mal vorab, die Einladung des Bewerbers zum Vorstellungsgespräch kann rein schriftlich formuliert werden (häufig als E-Mail) oder auch telefonisch.

Ich persönlich präferiere die telefonische Einladung mit einer anschließenden kurzen Bestätigung per Email mit den nötigen logistischen Details.  So kann ich mir einen ersten Eindruck von dem Bewerber verschaffen, und mögliche wichtige Dinge erfragen und zum Beispiel seine Englischkenntnisse testen.

Die Einladung für das Vorstellungsgespräch sollte auf jeden Fall die folgenden Aspekte enthalten:

  • Terminvorschlag & -absprache (Datum und Uhrzeit),
  • Ort (& Parkmöglichkeit),
  • Gesprächsdauer (empfohlen: 1-1,5 Stunden),
  • Anzahl der Interviewer,
  • Nachfrage zu ergänzenden Dokumenten,
  • Ggf. Ansprechpartner sowie Kontaktdaten &
  • Details zur Reisekostenerstattung (falls relevant).

Bevor Sie mit dem Kandidaten telefonieren, oder die schriftliche Einladung vorbereiten, denken Sie auch an die Richtlinien des Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (Quelle). Fragen wie: „Was war Ihr bisheriges Gehalt?“, sind nicht zulässig!

Um Ihnen die wichtigsten Schritte einfacher zu machen, hier eine genaue Anleitung, um eine Einladung an den passenden Bewerber auszusprechen:

  1. Sprechen Sie den Termin im Vorfeld mit Ihren Interviewpartnern ab. Im Idealfall sollten Sie zu zweit das Gespräch führen, vier Augen und Ohren bekommen mehr Eindrücke als nur zwei.
  2. Überprüfen Sie, ob ein Besprechungsraum oder ein Büro für den gefragten Zeitraum zur Verfügung steht.
  3. Einladung des Kandidaten per Telefon oder per E- Mail vorbereiten (idealerweise ca. 3-7 Tage vor dem eigentlichen Gespräch). Hier eine mögliche externe Vorlage.
  4. Tragen Sie den finalen Gesprächstermin in Ihren Kalender und teilen Sie diesen den teilnehmenden Kollegen mit.
  5. Planen Sie auch eine 10-15 min. Nachbesprechung unter Kollegen mit ein, damit Sie sich gleich nach dem Gespräch  über Ihre Beobachtungen sprechen können, um dann eine Wertung vorzunehmen.
  6. Hat der Kandidat die Einladung bestätigt?

Wünsche Ihnen viel Erfolg bei dem Vorstellungsgespräch!

Wenn Sie Anregungen oder Fragen haben, dann lassen Sie es mich in den Kommentaren wissen!

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