Wie Sie schneller passende Bewerber auswählen

Es gibt eine Möglichkeit, wie Sie den Auswahlprozess in Ihrem Unternehmen ausbessern können, um schneller passende Bewerber für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Einige Unternehmen profitieren bereits von dieser Möglichkeit, aber andere wiederum haben vielleicht davon gehört, wissen aber nicht genau, wie es funktioniert.

Es geht um telefonische Vorabgespräche im Auswahlprozess. Solche Gespräche, die Sie führen können, um anschließend Zeit und Energie zu sparen. Für manche Unternehmen sind Vorabgespräche ein festes Element im Auswahlprozess, der es Ihnen ermöglicht zu validieren, ob jemand zum Vorstellungsgespräch ins Büro eingeladen werden sollte.

Während ich diese Abfolge sehr befürworte, glaube ich, dass man den Inhalt der Vorabgespräche noch optimieren kann, damit Sie nicht länger als nötig Zeit investieren, und der Bewerber auch nicht. Denn wenn Sie die wichtigsten Antworten bereits im Vorabgespräch erhalten, dann wissen Sie gleich, woran Sie sind. Richtig?

Wie genau sollten Sie also bei der Vorbereitung vorgehen? Es folgt eine Kurzanleitung, die Ihnen hilft Ihr nächstes Telefonat mit dem Bewerber noch effektiver zu gestalten:

1. Nehmen Sie die Stellenbeschreibung (oder die Stellenanzeige) zur Hand und markieren Sie die Mindestanforderungen.
2. Wie konkret sind diese Mindestanforderungen? Versuchen Sie sie verfeinern, wenn es zu allgemein formuliert ist. Beispiel: Englisch: fließend = Auslandserfahrung von mindestens 6 Monaten.
3. Nehmen Sie die Bewerbungsunterlagen (noch mal) hervor. Welche Kriterien erfüllt der Bewerber bereits durch seinen Lebenslauf? Was sollte hinterfragt werden? Ist die Motivation offensichtlich? Wie können Sie wissen, dass diese Person in die Unternehmenskultur passt?
4. Welche Mindestanforderungen bleiben offen? Wo sind Fragen? Hier geht es nicht nur um fachliche Qualifikation, sondern auch um eine Abgleichung der Motivation, etwaige Kündigungsfristen etc. Notieren Sie sich alle relevanten Punkte.
5. Wenn der Kandidat ausreichende Mindestanforderungen erfüllt, dann schreiben Sie ihm eine kurze E-Mail, in der Sie Ihr Interesse bekunden und fragen, ob er für ein Telefonat in den nächsten Tagen Zeit hätte. (Hinweis: ich würde für solch ein Telefonat mindestens 30 Minuten ansetzen, wenn es kürzer sein sollte, dann beschwert sich keiner).
6. Angenommen der Bewerber hat positiv geantwortet, dann sollten Sie sich kurz die Zeit nehmen, und eine Gesprächsabfolge mit den wichtigsten Fragen vorbereiten. Dieses Telefonat sollte mit einer ähnlich flexiblen Fragestruktur aufgebaut sein, wie ein formelles Vorstellungsgespräch. Jedem Kandidat werden ähnliche Fragen gestellt, damit Vergleiche möglich sind. Es folgt eine kurze Übersicht der möglichen Themenfelder:
7. Fragen über Kenntnisse: „Können wir das Gespräch auf Englisch weiterführen?“
8. Fragen zur Motivation: „Warum möchten Sie bei uns arbeiten?“
9. Fragen zur Einstellung: „Wie fängt Ihr Tag morgens an?“
10. Fragen bezogen auf Vision der Firma und Werte: „Wie reagieren Sie, wenn Sie zu einer Besprechung nicht eingeladen wurden?“
11. Fragen zu Rahmenbedingungen: „Was für Kündigungsfristen müssen berücksichtigt werden?“
12. Wie führen Sie das Telefonat durch? Übers Telefon oder übers Internet? Über Skype führen viele Unternehmen Audio sowie Video-Interviews. Google Hangouts bietet eine weitere Alternative neben vielen anderen. Wenn der Kandidat einverstanden ist, gibt es auch die Möglichkeit diese Interviews aufzuzeichnen, als spätere Gesprächsreferenz oder auch zur weiteren Analyse von Kandidaten. Wenn Sie die Wahl haben, so würde ich Ihnen raten auf jeden Fall die Video Variante zu nehmen.
13. Der Termin des Gespräches steht an. Stellen Sie sich dem Kandidaten vor und geben Sie ihm die Hintergrundinformationen für dieses Telefonat. Fangen Sie mit einer einfachen Frage an. Schreiben Sie sich einiges auf, besonders, wenn Sie das Gespräch nicht aufzeichnen können.
14. Wie ist das Gespräch verlaufen? Wurden die wichtigsten Fragen beantwortet? Haben Sie jetzt bereits ein vollständigeres Bild des Kandidaten, so dass Sie mit Sicherheit sagen können, ob er weiter kommt?

Je länger Sie sich mit dem Kandidaten austauschen, desto besser lernen Sie ihn jetzt schon kennen. Selbst wenn sich nicht alle Mindestanforderungen am Telefon überprüfen lassen, so gibt Ihnen dieses Gespräch auch die Möglichkeit die Motivation des Interessenten zu erfahren. Passt er mit seiner Einstellung in Ihr Team?

Ich hoffe diese Kurzanleitung für ein Vorabgespräch wird Ihnen helfen den nächsten passenden Bewerber schneller zu finden. Am besten Sie schreiben mir hier unten in den Kommentaren eine kurze Nachricht, wie es Ihnen geholfen hat. Ich freue mich von Ihnen zu lesen!